Het gebruik van moderne Quality Assurance technieken voor Robotic Process Automation

De kloof verkleinen tussen een verouderde IT-strategie en een moderne

Het antwoord op de vraag “Waar denk je als eerste aan als ik zeg: Robots” hangt er sterk vanaf aan wie je het vraagt. Sommigen zullen denken aan de ‘Terminator-films’, anderen zullen de robots in een autofabriek in gedachten hebben, of zelfs de Boston Dynamics-robot die een backflip probeert te maken (en faalt). Maar een kleine groep, voornamelijk eigenaren van digitale processen, zal nadenken over softwarerobots. Wat zijn zij? Wat zijn hun voordelen? En wat zijn de moderne trends binnen dit automatiseringsgebied?

Wat is Robotic Process Automation?

Robotic Process Automation (RPA) is een vorm van bedrijfsautomatisering. Het bestaat al tientallen jaren. Het belangrijkste kenmerk van RPA is dat een “software bot menselijke interactie op een grafische interface (GUI)”. Met als doel om repetitieve taken te automatiseren. De vroege vormen van RPA zijn precies wat je zou verwachten. Een software bot draait op uw of een andere computer. Het beweegt de muiscursor, klikt op knoppen en vult formuliervelden voor u in. Dit gebeurt allemaal terwijl iemand kijkt hoe de bot zijn werk doet. Zo’n bot is geprogrammeerd door te zien hoe een mens alle acties uitvoert.

Maar de tijden zijn veranderd en RPA is samen met de software-industrie geëvolueerd. Het traditionele beeld van een software bot die je ziet between op een scherm, verdwijnt. Tegenwoordig bestaan er ook nieuwe vormen van bedrijfsautomatisering. Toch heeft het algemene idee van RPA nog steeds een stevige plaats in veel automatiseringsstrategieën. Processen worden geautomatiseerd en geoptimaliseerd to RPA te combineren met API ontsluiting, nieuwe software bouwen en AI. Maar moderne RPA-tools zijn nog steeds ontwikkeld met het oude kernidee in gedachten.

Voor-en nadelen van RPA

Maar laten we voordat we verder gaan eerst kijken naar de belangrijkste voordelen van RPA.

Bots zullen consistente en betrouwbare resultaten opleveren, met een lage kans op fouten. Dit verkleint de risico’s voor elk bedrijf bij het uitvoeren van repetitieve maar intensieve taken.
RPA is een stuk goedkoper in vergelijking met volledige softwareoplossingen voor automatisering, zeker wanneer procesverandering niet gewenst is.
Bots kunnen 24/7 draaien en pro-actief anticiperen op triggers. Hierdoor leveren ze sneller resultaat en zeer kosteneffectief.
Bots kunnen repetitieve taken uitvoeren met feitelijke besluitvorming die niet teveel context nodig heeft. Bij gebruik in hoog volume maakt het veel tijd vrij voor werknemers om zich te concentreren op niet-repetitieve of complexe taken.

Natuurlijk zijn er ook enkele nadelen aan RPA. Traditioneel zijn de cognitieve mogelijkheden rond feitelijke besluitvorming beperkt. Toegegeven, moderne tools zijn hierin verbeterd, maar het is nog steeds beperkt. Pas onlangs, met de opkomst van AI, kan RPA verbeteren. Het opnemen van AI met RPA vereist echter vaak wijzigingsprocessen of extra investering in de technologie. Dit is tegenstrijdig met een aantal van de bovengenoemde voordelen. Onjuist gebruik van RPA-tools kan afhankelijkheden in uw IT-landschap creëren die modernisering voorkomen. Voor je het weet ben je al meer jaren afhankelijk van RPA dan je van plan was.

Hoe moderne Quality Assurance technieken te gebruiken voor RPA

Veel RPA-tools en -platforms zijn door de jaren heen volwassen geworden en uitgebreid met technieken zoals AI. Maar hun stimulans is om een “lock-in”-situatie te creëren. Ze hebben specifieke ontwikkelingsvaardigheden en extra infrastructuur nodig om operationeel te draaien. Maar er is nog een ander pad dat je als organisatie kunt volgen.

Quality Assurance (QA) in softwareontwikkeling is voor veel organisaties van groot belangrijk. Agile software ontwikkelteams gebruiken verschillende technieken met verschillende doelen binnen het gebied van QA. Een van deze technieken wordt “geautomatiseerde end-to-end (E2E) testen” genoemd. Het doel van het schrijven van deze tests is om voor elke release te garanderen dat bepaalde kritieke gebruikershandelingen nog steeds werken zoals bedoeld. In de praktijk betekent dit dat softwareontwikkelaars scripts schrijven die menselijk gedrag nabootsen. Klinkt bekend, toch? Er zijn grote voordelen voor een organisatie om juist deze tools en technieken in te zetten voor RPA, bovenop de al genoemde voordelen.

De meeste ontwikkelingsteams hebben al de vaardigheden om E2E-scripts te maken. De ontwikkeling van RPA-scripts kan door de bestaande teams worden opgenomen. Dit zonder proces verandering of aanvullende trainingen.
De gehele RPA lifecycle kan worden opgenomen in de gestandaardiseerde DevOps-processen. Van ontwikkeling tot implementatie en beheer. Ontwikkelaars en IT-beheerders kunnen samenwerken. Er zijn geen aanvullende vaardigheden of tools vereist.
Innovatie kan sneller gebeuren doordat IT-teams innovatie kunnen toepassen in een bredere setting dan alleen de RPA scripts en tools. Dit zonder afhankelijk te zijn van doorontwikkelingen bij RPA-leveranciers.

Is deze RPA-strategie een oplossing voor uw organisatie?

Laten we meteen ter zake komen: RPA is niet voor iedereen de juiste oplossing. Als u een digitaal product bezit, of een (jong) modern IT-landschap heeft, is RPA geen goede keuze. Uw hele organisatie is al ingericht op verandering en digitale innovatie. Echter, voor veel gevestigde organisaties is IT geen kernactiviteit, maar een ondersteunende. Deze organisaties hebben vaak een IT-landschap dat bestaat uit losgekoppelde verouderde software, soms gecombineerd met moderne software. Een RPA-strategie met behulp van QA is interessant voor de volgende bedrijven:

De ambitie om taken en processen te automatiseren, maar een beperkt budget beschikbaar
Beperkte honger naar proces- en organisatieverandering.
Bedrijven die afhankelijk zijn van verouderde software waar data niet ontsloten kan worden via APIs.

Dat zijn enkele traditionele signalen die laten zien dat RPA op korte of middellange termijn een goede strategie kan zijn. Maar RPA is ook een goede strategie om te introduceren wanneer uw organisatie haar IT-strategie wil moderniseren. Incrementeel veranderd uw IT-landschap naar een moderne variant. Dit betekent dat er een voor een nieuwe system worden geïntroduceerd. Maar de oude systemen zijn nog steeds operationeel. RPA is een gouden kans om uw transitie op drie belangrijke manieren te versnellen:

RPA opent de deuren om oude systemen automatisch op de nieuwe systemen aan te sluiten, zonder uw werknemers te belasten met nieuwe repetitieve taken.
RPA kan worden gebruikt voor de datamigratie op een kosteneffectieve manier, wanneer dit niet kan via APIs. Dit verlaagt de drempel voor ontwikkelingsteams om optimale datastructuren te kiezen. In plaats van te werken met afhankelijkheden en suboptimale oplossingen te creëren.
Een veel voorkomende strategie bij het vervangen van een bestaand systeem is “schaduw draaien”. Dit betekent dat werknemers dezelfde taken in twee systemen moeten uitvoeren. De gegevens in het nieuwe systeem moeten worden opgebouwd. Plus het geeft zekerheid dat het nieuwe systeem 100% operationeel is voordat het oude wordt uitgezet. RPA kan helpen dit te versnellen en te automatiseren.

Conclusie

Hoewel RPA al lang bestaat, ziet het een nieuwe toename in populariteit. Steeds meer organisaties en industrieën worden geconfronteerd met moeilijkheden rond automatisering en modernisering. Vooral wanneer IT een ondersteunende rol heeft, wegen de voordelen niet op tegen de kosten en risico’s. Maar achterop raken in een digitale wereld is ook gevaarlijk. RPA kan een geweldige strategie zijn om die kloof te dichten.

Als je meer wilt weten over wat er gebeurt in de verzekeringssector en hoe technologie de toekomst ervan vormgeeft, bekijk dan onze blogserie over het navigeren door de digitale transformatie van de verzekeringsbranche door op de onderstaande knop te klikken!

Bekijk het hier!